Guida al trattamento dei dati aziendali

La presenza dei dati in azienda rappresenta un elemento chiave poiché proprio su di questi si basa l'eventuale successo, programmazione di nuove strategie e mantenimento dei rapporti con clienti e fornitori.

Analizziamo ora quanto sia importante archiviare e cancellare i dati per un'azienda.

L'archiviazione fuori dai sistemi dell'impresa

Quando un'azienda opera, indipendentemente dalla sua dimensione e settore, la grande mole di dati che questa incamera rappresenta un elemento che deve essere necessariamente salvaguardato. Al giorno d'oggi, infatti, è sempre più frequente notizie di tentativi di violazione dei vari sistemi di sicurezza che vengono creati per la protezione di informazioni riservate quali dati di accesso ai conti, quelle relative ai clienti e altre che devono rimanere abbastanza segrete per prevenire una serie di situazioni tutt'altro che semplici da gestire.

L'impegno di ogni impresa è quello di scegliere uno dei tanti sistemi che permettono di proteggere al massimo i dati, evitando che questi possano essere esposti agli attacchi da parte di figure esterne. Un rimedio che potrebbe essere adottato consiste nel salvare le diverse informazioni all'interno di un disco esterno, il quale verrà poi scollegato dai sistemi informatici aziendali.

Procedendo in questo modo si avranno diversi archivi che vengono salvaguardati e soprattutto i dati non saranno sempre reperibili mediante server collocati in giro per il mondo: si tratta di una soluzione che molte imprese hanno deciso di adottare e spesso questa viene affiancata dall'utilizzo di penne USB o schede di memoria che, oltre fornire una buona quantità di spazio che consente l'archiviazione dei dati, sono molto più comode e facili da gestire. Per entrare in possesso di questi dati, infatti, i malintenzionati, dovrebbero recarsi all'interno della sede fisica dell'impresa e commettere un furto vero e proprio.

L'archiviazione sicura dei dati è importante in quanto l'impresa, sfruttando questo genere di procedura, saprà esattamente dove reperire quelle informazioni: anche i cloud online, a patto che questi siano professionali e protetti da sistemi crittografati e password varie possono rappresentare una buona soluzione per evitare che persone esterne all'impresa possano accedere a tali informazioni e farne un utilizzo tutt'altro che corretto, cosa che troppo spesso accade.

Archiviare i dati vuole dire non solo riuscire ad avere sempre a portata di mano quelle informazioni, evitando che queste si possano perdere, ma anche adottare dei sistemi di sicurezza che consentono di prevenire ogni genere di problematica collegata ad essi.

La cancellazione dei dati e la sua importanza per l'impresa

Oltre all'archiviazione dei dati, che consente all'azienda di essere maggiormente professionale e in grado di rispondere perfettamente a tutte le esigenze in termini di rapidità dell'esecuzione di determinate mansioni, un'impresa deve anche procedere con l'esecuzione di una seconda procedura anch'essa molto importante e che necessita di essere svolta con grande cura, ovvero la cancellazione dei dati.

Molto spesso le imprese commettono un grosso errore, ovvero quello che consiste solo nell'archiviazione dei dati, lasciandone una copia all'interno dei sistemi informatici collegati alla rete aziendale e al web. Quando questa tipologia di procedura viene svolta, l'impresa sta lasciando scoperti gli stessi dati in quanto, seppur si abbia una copia dei medesimi in un disco esterno, questi sono sempre presenti nel computer collegato al web e alla rete aziendale.

Ciò significa che un esperto informatico che vuole entrare in possesso di tali informazioni potrebbe avere vita facile.

Pertanto, all'archiviazione di tutte quelle informazioni che devono essere protette, deve seguire l'operazione di cancellazione dei dati: tale procedura deve essere svolta immediatamente, in modo tale che non si dia la possibilita' di agire e avere libero accesso a quelle particolari informazioni che assumono una grande importanza per l'impresa.

Occorre prendere in considerazione anche un ulteriore dettaglio, ovvero il metodo di cancellazione degli stessi dati.

Questi, seppur vengano eliminati con la classica procedura che prevede lo svuotamento del cestino una volta che i dati vengono spostati in quella funzione del computer, rimangono ancora presenti nello stesso sistema. Pertanto occorre procedere con l'accurata ricerca delle diverse parti dei dati in maniera tale che si possa conseguire un ulteriore risultato positivo, ovvero cancellare ogni traccia degli stessi.

La cancellazione dei dati quindi, così come l'archiviazione, devono essere procedure che necessitano di essere svolte con grande precisione e professionalità, facendo in modo che tutte le informazioni vengano rimosse definitivamente.

Grazie a questo binomio di passaggi l'impresa potrà svolgere tutte le differenti operazioni senza che le informazioni importanti per l'impresa possano essere esposte e quindi facilmente recuperate da figure esterne all'impresa.